דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל - עבודה זמנית

תיאור המשרה

לחברת פארמה, דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל למשרה זמנית במשרדי החברה בכרמיאל.
הגדרת התפקיד:
1. ניהול לו"ז: תיאום וזימון פגישות, כולל חברי דירקטוריון, בעלי מניות ומשקיעים
2. ביצוע הזמנות, התאמת הוצאות לקבלות/חשבוניות וניהול התחשבנות שוטפת
3. תיאום נסיעות עסקיות: הזמנת טיסות, רכבים, מלונות ושירותים נלווים עבור עובדים הנוסעים לנסיעות עבודה
4. שימוש במערכת bio one on one לצפייה בלו"ז של משקיעים ותיאום פגישות עם המנכ"ל וסמנכ"ל הכספים במהלך כנסים
5. רישום לאירועים מקצועיים: טיפול ברישום לקורסים וכנסים בחו"ל, כולל הסדרת כל הפרטים הלוגיסטיים
6. תמיכה באירועי רווחה: סיוע בארגון אירועים חברתיים ופעילויות רווחה לעובדים, תוך שיתוף פעולה עם צוות משאבי אנוש
7. ניהול הקבלה: אחריות על ניהול שוטף של הקבלה, כולל ניהול 2 עובדות קבלה.
תפקיד זה כולל פיקוח על:
o ניהול מלאי ציוד משרדי וכיבוד לאורחים
o קבלת פני אורחים, עובדים ומועמדים לראיונות עבודה
o מענה לשיחות נכנסות, ניתובן למחלקות הנכונות או לקיחת הודעות כשצריך
o תיאום חדרי ישיבות לפגישות, ודאות שהחדרים מוכנים ומצוידים

דרישות התפקיד:
• ניסיון קודם של 3+ שנים כמזכיר/ת מנכ"ל או עוזר/ת אישי/ת למנהל בכיר בחברה גדולה
• שליטה מלאה ביישומי Microsoft Office ויכולת מהירה ללימוד מערכות ארגוניות חדשות
• אנגלית ברמה גבוהה (דיבור, קריאה וכתיבה) - חובה
• תשומת לב לפרטים, יכולת ארגון גבוהה ודיסקרטיות
• יחסי אנוש מעולים, תקשורת בינאישית טובה ויכולת עבודה בצוות
• המשרה זמנית ל-3 חודשים עם אפשרות להארכה