דרוש/ה מנהל.ת לשכה לאגף לוגיסיטיקה ותשתיות

תיאור המשרה

דרוש.ה מנהל.ת לשכת אגף לוגיסיטיקה ותשתיות בארגון רפואי גדול בלב תל אביב.
תיאור התפקיד:
תפקיד מגוון ומשמעותי הכולל תפעול שוטף , תיאום בין גורמים שונים ומתן מעטפת אדמיניסטרטיבית וניהולית לפעילות האגף.
אחריות על ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים, תוך הסתכלות קדימה, תיעדוף משימות וזיהוי צרכים ופערים מראש.
תפעול שוטף של הלשכה, מתן מענה טלפוני וכתוב, טיפול בפניות מגורמים פנים וחוץ ארגוניים ועבודה מול ממשקים רבים בתוך המרכז הרפואי. | מעקב, תיעוד ובקרה אחר משימות, לרבות ריכוז סטטוסים והנעת גורמים לביצוע בהתאם לצורך. | הכנת חומרים ומצגות לפגישות, הוצאת סיכומי פגישות וריכוז נתונים. | סיוע בתהליכי קליטת עובדים חדשים לאגף, לצד נגיעה בפעילויות רווחה ופעילויות פנים-אגפיות שונות. | ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי הלשכה והאגף.
מילוי תפקיד בשעת חירום בהתאם להנחיית הממונה, כחלק מהיות המרכז הרפואי ארגון חיוני.
דרישות התפקיד:
ניסיון של שנתיים לפחות בניהול לשכה / תפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר ומרובה ממשקים - חובה
ניסיון בהכנת מצגות וחומרים ניהוליים - חובה
שליטה מצוינת ביישומי Office, בדגש על Outlook, PowerPoint ו-Excel - חובה
ניסיון במעקב ובקרה אחר משימות ותהליכים - יתרון משמעותי
ניסיון בעבודה עם כלים מתקדמים לניהול משימות ו/או כלי AI - יתרון
תואר ראשון - יתרון
סדר, דיוק ויכולת תיעדוף, לצד שירותיות, תקשורת בין־אישית מצוינת והנעת ממשקים בסביבה מרובת משימות..
משרה מלאה, ימים א'-ה'
נדרשת נכונות לשעות נוספות במידת הצורך
*משרה זמנית - החלפה לחל"ד, עם אופציה*